Cómo llevar el control de inventario de un negocio pequeño

Llevar el control de inventario es registrar cada movimiento que entra o sale de tu bodega —compras, ventas, devoluciones, ajustes y traslados— de manera que la existencia que muestra tu registro sea la misma que hay en el estante. No es contar productos de vez en cuando: es que el número exista todos los días y se pueda explicar.

La diferencia entre las dos cosas se nota el día que un cliente pide algo. Con control, sabes si lo tienes y dónde está. Sin control, alguien camina a la bodega a ver, y la respuesta al cliente depende de qué tan bien busque esa persona.

¿Qué datos necesita cada producto?

Antes de controlar movimientos hay que tener un catálogo que no se contradiga a sí mismo. Cada producto necesita, como mínimo:

• Un código único que no se repita. Si ya usas códigos de barras, ese es el código y no hace falta inventar otro.
• Un nombre escrito siempre igual. El mismo producto con tres escrituras distintas son tres existencias parciales y ninguna real.
• La unidad de medida con la que vendes, y la equivalencia si compras en otra: si compras por caja de doce y vendes por unidad, esa relación se define antes de cargar nada.
• La ubicación: bodega, sucursal o estante. Un total sin ubicación no sirve para buscar el producto.
• El costo con el que entró y el precio con el que sale. Sin costo no hay margen, solo ventas.
• Un stock mínimo por producto, aunque sea aproximado al principio.

¿Qué movimientos hay que registrar?

La regla es simple de enunciar y difícil de sostener: si algo entra o sale, queda registrado en el momento, con su motivo. Los movimientos que ocurren en cualquier negocio son estos:

• Compra a proveedor: entra mercadería, con su cantidad y su costo. El costo es parte del movimiento, no un dato aparte.
• Venta: sale mercadería, en el momento de cobrar y no al final del día.
• Devolución de cliente: vuelve a entrar, y hay que decidir si entra como disponible o como producto dañado.
• Devolución a proveedor: sale sin ser venta.
• Traslado entre bodegas o sucursales: no cambia el total, pero cambia dónde está. Sin registrarlo, una sucursal pide lo que la otra tiene de sobra.
• Ajuste: cualquier corrección, siempre con motivo escrito. Un ajuste sin motivo es un agujero por donde se va el control.
• Consumo interno: lo que se usa en el negocio o se regala. Sale de la bodega igual que una venta, aunque no genere ingreso.

¿Cómo saber cuándo volver a comprar?

Este es el punto donde el control deja de ser una tarea administrativa y empieza a devolver dinero. Dos números bastan al principio.

Stock mínimo

Es la cantidad por debajo de la cual no quieres quedarte de un producto. Se estima con lo que vendes en promedio en el tiempo que tarda tu proveedor en entregarte, más un colchón para las semanas fuertes.

Punto de reorden

Es la existencia a la que hay que hacer el pedido: el consumo promedio por día multiplicado por los días que tarda la entrega, más el stock mínimo. Si vendes seis unidades diarias, el proveedor tarda cinco días y quieres un colchón de diez unidades, pides cuando te quedan cuarenta.

Estos números no se calculan una vez y se olvidan. Cambian con la temporada y con el proveedor, y conviene revisarlos en los productos que más rotan cada cierto tiempo.

¿Cada cuánto hay que contar?

El conteo total anual, ese en el que se cierra el negocio un domingo entero, es agotador y llega tarde: descubre en diciembre un error de marzo. La alternativa práctica es contar poco y seguido.

• Divide el catálogo por importancia: el grupo pequeño de productos que representa la mayor parte de tus ventas, el grupo intermedio y la cola larga de los que casi no se mueven.
• Cuenta los más importantes con frecuencia alta, por ejemplo cada semana o cada quincena. Son pocos y se cuentan rápido.
• Los intermedios, una vez al mes o al trimestre. La cola larga, una o dos veces al año.
• Cuenta siempre fuera de horario de movimiento, o congela las operaciones de esos productos mientras se cuenta.
• Anota la diferencia encontrada y ajusta con motivo. Un conteo que no termina en ajuste registrado no sirvió de nada.

La ventaja de los conteos cíclicos no es solo que cansan menos. Es que un error detectado a los siete días todavía se puede explicar; a los once meses ya es historia antigua.

¿Qué hacer con la merma y los faltantes?

Todo negocio con inventario pierde producto: se vence, se rompe, se daña, se lo llevan. La diferencia entre un negocio que controla y uno que no es que el primero sabe cuánto pierde y por qué.

• Registra la merma como movimiento con motivo, no como una resta silenciosa en la existencia.
• Separa los motivos: vencimiento, daño, faltante sin explicación. Cada uno se corrige de forma distinta.
• Revisa la merma por producto y por período. Un faltante repetido en el mismo producto rara vez es casualidad.
• Si manejas productos con fecha de vencimiento, controla por lote y vende primero lo que vence antes.

Los errores que vuelven inútil el control

• Registrar los movimientos al final del día, de memoria. El inventario queda correcto solo a medianoche, que es cuando nadie lo consulta.
• Permitir ajustes sin motivo. Es la manera más rápida de que las diferencias desaparezcan sin haberse resuelto.
• Que todos puedan ajustar existencias. El ajuste es una operación de excepción y debería estar en pocas manos.
• Llevar el inventario en un archivo separado del lugar donde se vende. Una venta que no descuenta sola es una venta que alguien tiene que copiar, y tarde o temprano no la copia.
• Contar sin congelar el movimiento: se cuenta un estante, se vende de ese estante y el conteo ya no vale.
• No tener existencia por bodega cuando hay más de una ubicación. El total consolidado esconde que en una sucursal sobra y en la otra falta.

Qué hace que el control se sostenga solo

El control manual funciona mientras alguien tenga la disciplina de sostenerlo, y esa disciplina se rompe en la primera semana ocupada. Lo que lo vuelve estable es que el registro no sea una tarea adicional sino la consecuencia de operar:

• Que la venta descuente la existencia en el momento de cobrar, sin que nadie anote nada aparte.
• Que la compra al proveedor sea la que ingresa la mercadería con su costo.
• Que las existencias se vean por bodega y sucursal, no solo en total.
• Que el sistema avise cuando un producto llega a su mínimo, en lugar de que alguien lo descubra al no tenerlo.
• Que cada ajuste quede con usuario, fecha y motivo.

Cuando eso está resuelto, el inventario deja de ser una tarea de fin de mes y se convierte en un dato disponible, que es lo que hacía falta para comprar mejor y dejar de perder ventas por no tener.