Kardex: qué es y cómo se llena, con un ejemplo paso a paso

Un kardex es el registro de control de inventario de un producto en el que se anota, en orden de fecha, cada entrada y cada salida con su cantidad y su costo, y el saldo que queda después de cada movimiento, tanto en unidades como en quetzales. Hay un kardex por producto, y su último renglón dice cuántas unidades deberías tener y cuánto valen.

El nombre viene de las tarjetas de cartulina con que se llevaba este control antes de las hojas de cálculo. El formato cambió; la lógica es la misma, y entenderla sirve aunque nunca llenes uno a mano, porque es exactamente lo que hace por dentro cualquier sistema de inventario.

¿Para qué sirve el kardex?

El kardex responde tres preguntas que un conteo de bodega por sí solo no puede responder:

• Cuántas unidades debería haber de cada producto en este momento, sin ir a contarlas.
• Cuánto costó lo que vendiste, que es el dato con el que se calcula la ganancia real del período.
• Cuánto vale el inventario que queda, la cifra que tu contador necesita para el balance.

Tiene además un uso que se subestima: cuando el conteo físico no coincide con el saldo del kardex, la diferencia es una pista. Te dice qué producto se está perdiendo y, recorriendo los movimientos, desde cuándo.

¿Qué columnas lleva un kardex?

El encabezado identifica el producto: nombre, código, unidad de medida, ubicación y el método de valuación que se usa. Debajo, cada renglón es un movimiento con estas columnas:

• Fecha del movimiento.
• Concepto y documento: compra con su factura, venta, devolución, ajuste por conteo.
• Entradas: cantidad, costo unitario y costo total de lo que ingresa.
• Salidas: cantidad, costo unitario y costo total de lo que sale.
• Saldo: cantidad, costo unitario y valor total de lo que queda después del movimiento.

¿Qué métodos de valuación se usan en un kardex?

Cuando compras el mismo producto a distintos costos, hay que decidir con qué costo sale cada unidad vendida. Esa decisión es el método de valuación, y los dos más usados en negocios guatemaltecos son estos:

• Costo promedio ponderado: después de cada compra se recalcula un costo único dividiendo el valor total del saldo entre las unidades en existencia. Todas las salidas siguientes salen a ese promedio.
• PEPS, primeras entradas, primeras salidas: las unidades salen al costo de las compras más antiguas, y solo cuando ese lote se agota se empieza a usar el costo del siguiente.

Existe también el UEPS, últimas entradas, primeras salidas, que aparece en muchos libros de texto pero no lo aceptan las Normas Internacionales de Información Financiera. Qué método aplicar en tu contabilidad, y con qué efecto fiscal, lo define tu contador; lo importante es elegir uno y mantenerlo de forma consistente.

¿Cómo se llena un kardex con costo promedio? Ejemplo

Tomemos un producto cualquiera, una caja de tornillos, y cuatro movimientos de un mes. Los costos son sin IVA, porque el IVA de la compra que puedes acreditar no forma parte del costo del inventario.

• Día 1, compra: entran cien cajas a diez quetzales cada una, mil quetzales en total. Saldo: cien cajas, a diez quetzales, valor de mil quetzales.
• Día 5, venta: salen cuarenta cajas al costo promedio de diez quetzales, cuatrocientos quetzales. Saldo: sesenta cajas, a diez quetzales, valor de seiscientos quetzales.
• Día 10, compra: entran noventa cajas a doce quetzales, mil ochenta quetzales. Saldo: ciento cincuenta cajas con un valor de mil seiscientos ochenta quetzales. El nuevo costo promedio es mil seiscientos ochenta entre ciento cincuenta, once quetzales con veinte centavos.
• Día 15, venta: salen cincuenta cajas a once quetzales con veinte, quinientos sesenta quetzales. Saldo: cien cajas, a once quetzales con veinte, valor de mil ciento veinte quetzales.

La comprobación es sencilla y conviene hacerla siempre: lo que entró menos lo que salió tiene que ser igual al saldo. Entraron dos mil ochenta quetzales, salieron novecientos sesenta y quedan mil ciento veinte. Cuadra.

¿Cómo se llena el mismo kardex con PEPS?

Con los mismos cuatro movimientos, los dos primeros dan igual, porque hasta el día 10 solo existe un costo. La diferencia aparece después:

• Día 10, compra: entran noventa cajas a doce quetzales. Con PEPS no se promedia: el saldo queda en dos capas, sesenta cajas a diez quetzales y noventa cajas a doce.
• Día 15, venta: las cincuenta cajas salen de la capa más antigua, a diez quetzales, quinientos quetzales. Saldo: diez cajas a diez quetzales y noventa a doce, cien cajas con un valor de mil ciento ochenta quetzales.

Mismas unidades, distinto resultado: con PEPS el costo de lo vendido fue de novecientos quetzales y con promedio de novecientos sesenta. Cuando los costos suben, PEPS reporta un costo de venta más bajo y un inventario final más alto; el promedio suaviza esas diferencias. Ninguno es más correcto: son formas distintas de repartir el mismo costo entre lo vendido y lo que queda.

¿Qué movimientos se olvidan de anotar?

Un kardex falla casi siempre por los movimientos que no son compras ni ventas. Son los que hacen que el saldo deje de coincidir con la bodega:

• Devoluciones de clientes, que son entradas, y devoluciones a proveedores, que son salidas.
• Producto dañado, vencido o consumido por el propio negocio.
• Traslados entre bodegas o sucursales: salen de una y entran en la otra, el mismo día y al mismo costo.
• Ajustes tras un conteo físico, que deben quedar como movimiento con su motivo y no como un cambio silencioso del saldo.
• Fletes y gastos de compra que se suman al costo del lote cuando llegan después de la factura del proveedor.

¿Kardex en Excel o en un sistema?

Para un negocio con pocos productos y pocos movimientos, una hoja de Excel por producto funciona si alguien la alimenta todos los días. El problema aparece con la escala: cien productos son cien hojas, cada venta obliga a anotar en varias, y una fórmula arrastrada mal descuadra el promedio sin que nadie lo note durante meses.

En un sistema de inventario el kardex no se llena: se produce. La compra registrada al proveedor genera la entrada con su costo, la venta genera la salida y el ajuste del conteo queda como un movimiento con su propio registro. Lo que antes era una tarea diaria pasa a ser una consulta.